Ha könyvet vagy kutatási dolgozatot ír, előfordulhat, hogy az elejére be kell szúrnia egy tartalomjegyzéket. Sokan manuálisan hozzák létre a tartalomjegyzéküket, és ez minden bizonnyal az egyik módja ennek. A kézzel készített táblázat azonban időt vesz igénybe, formázási inkonzisztenciáknak van kitéve, és minden alkalommal kézzel kell frissíteni, amikor a dokumentum egy része megváltozik.
Szerencsére sokkal egyszerűbb módja van a tartalomjegyzék kezelésének, ha Microsoft Word 2016 for Mac programot használ. A Word nem csak a dokumentumban alkalmazott stílusok alapján tud létrehozni Önnek egyet, hanem egy gombnyomással frissíti is a dolgokat, amikor a dokumentum megváltozik. Nem kell több időt töltenie az oldalszámok felkutatásával és lektorálásával! Fogalma sincs, mennyire boldoggá tesz ez, szóval nézzük meg, hogyan hozhat létre tartalomjegyzéket a Word 2016 for Mac alkalmazásban.
1. lépés: Adjon stílusokat a dokumentumhoz
A Microsoft Word automatikus tartalomjegyzék-generátora támaszkodik stílusok, amelyek speciális formátumok, amelyeket a dokumentumra alkalmaz, hogy a Word tudja, hogy a szöveg mely részei címsorok, alcímek, bekezdések stb. Ezért a tartalomjegyzék automatikus létrehozásának első lépése annak biztosítása, hogy a dokumentumban a megfelelő stílusok legyenek alkalmazva.
A kezdéshez válassza ki az első fejezetet vagy címsort úgy, hogy kiemeli azt a dokumentumban.
Ezután lépjen fel a Word eszköztárára (vagy a „szalagra”, ahogy a Microsoft olyan imádnivalóan elnevezte), és a itthon lapon kattintson a Stílusok gomb. A megjelenő legördülő listában válassza a „Címsor 1” lehetőséget, hogy a kiválasztott szöveget első elsődleges címsorként határozza meg. Vegye figyelembe, hogy ha a Word ablaka elég széles, akkor a „Stílusok” gomb helyett közvetlenül az eszköztáron láthatja a stílusbeállításokat. Ebben az esetben válassza ki közvetlenül a kívánt címsorstílust, vagy kattintson a kis lefelé mutató nyílra a lista alján az összes stíluslehetőség kibontásához.
Ha a dokumentumnak vannak alcímei, válassza ki az elsőt, és ismételje meg a fenti lépéseket, ezúttal a „2. címsor” lehetőséget választva. Ha szükséges, ismételje meg ezeket a lépéseket, és az alábbi képernyőképhez hasonlót kap. Ne feledje, hogy ezeket a stílusokat a tényleges dokumentumra alkalmazza, nem pedig egy manuálisan létrehozott tartalomjegyzékre, amely esetleg már rendelkezik. A képernyőképeken az egyszerűség kedvéért kihagytuk a szöveget. A tényleges dokumentumban az egyes fejezetek és alcímek között szöveges bekezdések találhatók.
2. lépés: Hozzon létre egy tartalomjegyzéket
Miután hozzáadta az összes kívánt címsort és alcímet, helyezze a kurzort arra a helyre, ahol meg szeretné jeleníteni az automatikusan generált tartalomjegyzéket. Például beszúrhat egy új üres oldalt a dokumentum elejére (Beszúrás > Üres oldal a Word eszköztárról). Ha ott van, kattintson a Hivatkozások fület az eszköztáron.
A Referenciák lap bal szélén egy gomb látható Tartalomjegyzék. Kattintson rá, hogy megjelenjen egy legördülő lista arról, hogy a Word különféle módokon formázhatja a táblázatot.
Kattintson az egyik stílusra a kiválasztásához, és a Word automatikusan létrehozza a tartalomjegyzéket a megadott helyen.
3. lépés: A tartalomjegyzék automatikus frissítése
A fenti lépésekkel létrehozott táblázat felsorolja a megadott címsorok és alcímek aktuális nevét, valamint mindegyik aktuális oldalszámát. De itt van ennek a módszernek a nagy része: folytathatja a dokumentum szerkesztését – fejléceket adhat hozzá vagy eltávolíthat, szöveget adhat hozzá, módosíthatja a betűtípusokat és stílusokat stb. –, és ha végzett, csak térjen vissza a Hivatkozások fület, és kattintson a „Táblázat frissítése” gombra (az alábbi képernyőképen piros nyíllal látható).
A Word azonnal frissíti a tartalomjegyzéket, hogy tükrözze az összes változást, beleértve az egyes bejegyzések frissített oldalszámait is. Ne feledje, hogy szükség szerint alkalmazza a címsorstílusokat, amikor módosítja a dokumentumot, és soha nem kell attól tartania, hogy a fejezetcímek vagy az oldalszámok nem egyeznek meg a tartalomjegyzékkel. Csinos! Be kell vallanom, hogy nem én vagyok a Word legnagyobb rajongója, bár erős, de nagyon szeretem ezt a funkciót.